Im więcej technologii, tym większe znaczenie ma kontrola
Jeszcze dekadę temu przedsiębiorstwa potrafiły prowadzić inwentaryzację sprzętu IT w prostym arkuszu kalkulacyjnym. Dziś – w dobie powszechnej cyfryzacji, chmury obliczeniowej i pracy zdalnej – taki sposób działania przypomina próbę kontrolowania miasta z wieży strażniczej. Firmy zarządzają dziesiątkami, czasem setkami tysięcy aktywów: komputerami, licencjami, urządzeniami mobilnymi, elementami infrastruktury sieciowej. W tym kontekście asset management to nie tylko sposób na trzymanie porządku, lecz przede wszystkim na ograniczenie ryzyk finansowych i operacyjnych.
Nowoczesne systemy ITAM (IT Asset Management) pozwalają nie tylko wiedzieć, co firma posiada, ale też gdzie to się znajduje, w jakim jest stanie, kto z tego korzysta i jakie wiążą się z tym koszty. W dodatku coraz częściej korzystają z mechanizmów opartych o sztuczną inteligencję, które w czasie rzeczywistym monitorują zmiany w środowisku i ostrzegają o potencjalnych nieprawidłowościach. To ogromny skok względem dawnych metod inwentaryzacyjnych – dziś chodzi nie tylko o ewidencję, ale o pełny nadzór nad cyklem życia każdego zasobu.
Tego rodzaju podejście zyskuje na znaczeniu także z uwagi na rosnące wymogi prawne i audytowe. Branże regulowane, takie jak sektor finansowy, energetyczny czy medyczny, muszą spełniać określone normy w zakresie zarządzania infrastrukturą IT. Brak aktualnej dokumentacji zasobów, niedopasowane licencje czy nieuprawnione użytkowanie oprogramowania może prowadzić do dotkliwych kar. Asset management pozwala tego uniknąć, jednocześnie zwiększając efektywność działania działów IT.
Od skanowania sieci po analizy – możliwości systemów ITAM
Współczesne rozwiązania do zarządzania zasobami IT to złożone narzędzia, które wykraczają daleko poza zwykłą listę sprzętu. Kluczową funkcjonalnością jest automatyczne skanowanie sieci i wykrywanie urządzeń, co eliminuje problem tzw. „ślepych punktów” – zasobów, które funkcjonują poza kontrolą. System w czasie rzeczywistym tworzy cyfrową kartę każdego aktywa, gromadząc informacje o jego historii, stanie technicznym, przypisanych użytkownikach oraz oprogramowaniu.
Asset management pozwala również powiązać zarządzanie zasobami z innymi procesami w organizacji – np. obsługą zgłoszeń w systemie ServiceDesk czy planowaniem budżetu w systemie ERP. Takie integracje są kluczowe, by skrócić czas reakcji zespołów IT i efektywnie zarządzać zasobami w kontekście całego przedsiębiorstwa.
Zaawansowane narzędzia ITAM oferują też funkcje analityczne – system analizuje trendy związane z wykorzystaniem zasobów, prognozuje potrzeby wymiany sprzętu oraz ostrzega przed zbliżającymi się końcami gwarancji czy wygaśnięciem licencji. Wszystko to pozwala lepiej planować wydatki, unikać niepotrzebnych kosztów i zwiększać bezpieczeństwo operacyjne.
Czy warto inwestować w asset management? Przykłady z firm
Choć asset management może wydawać się na początku złożonym projektem, doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że dobrze zaplanowane wdrożenie pozwala osiągnąć zwrot z inwestycji już w ciągu kilkunastu miesięcy. Kluczowe jest tu nie tylko wybranie odpowiedniego narzędzia, ale również przemyślana strategia zarządzania zmianą – od zaangażowania interesariuszy, przez określenie procesów, aż po edukację użytkowników.
Systemy klasy ITSM, takie jak Oxari, integrują w sobie funkcjonalności ServiceDesk, zarządzania incydentami i asset management, umożliwiając organizacjom kompleksowe podejście do nadzoru nad infrastrukturą IT. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji oraz pełnej zgodności ze standardem ITIL, rozwiązania te pozwalają na efektywne zarządzanie cyklem życia zasobów – od momentu ich zakupu, przez eksploatację, aż po utylizację.
Dostawcą systemu OXARI jest firma Infonet Projekt SA, która od lat wspiera działy IT w digitalizacji procesów i automatyzacji codziennych zadań. Oprócz rozwiązania Oxari, oferuje również ITManager – oprogramowanie przeznaczone do centralnego zarządzania komputerami, pozwalające m.in. na zdalną kontrolę urządzeń i monitorowanie ich pracy.
W dobie ciągłej transformacji cyfrowej, asset management nie jest już opcją, lecz koniecznością. To narzędzie, które nie tylko chroni firmę przed nieprzewidzianymi kosztami i ryzykiem prawnym, ale też daje możliwość realnego zwiększenia wydajności operacyjnej i lepszego planowania inwestycji IT. I choć sam proces wdrożenia może wymagać zaangażowania i zmian organizacyjnych, jego efekty przekładają się na wymierne korzyści – zarówno dla zespołów technicznych, jak i całego biznesu.
